Anfertigung der Verwendungsnachweise
Dokumentationspflichten
Ausgaben sind nur förderfähig, wenn sie durch Verträge, Rechnungen, Zahlungsnachweise bzw. gleichwertige Unterlagen belegt werden können. Daher sind Ausgaben aufgrund mündlicher Absprachen oder Barzahlungen ohne Quittung nicht förderfähig.
Pflicht zur Vorlage eines Verwendungsnachweises
Die Verwendung einer Zuwendung verpflichtet den Zuwendungsempfänger zum Nachweis der Zweckerfüllung innerhalb von 6 Monaten. Der Verwendungsnachweis belegt, dass die gezahlten Mittel auch für den beantragten Zweck eingesetzt wurden. Für die Zuwendungsbehörden ist die Verwendungsnachweisprüfung ein Mittel der Erfolgskontrolle von den getätigten Investitionen.
Bestandteile des Verwendungsnachweises
Der Regelnachweis verlangt einen Sachbericht und einen zahlenmäßigen Nachweis unter Angabe der Originalbelege und etwaiger Verträge über die Vergabe von Aufträgen.
Ein Sachbericht beinhaltet die inhaltliche Beschreibung der durchgeführten Arbeiten und Aufgaben. Hierbei sollte auch auf die Erfolge oder Auswirkungen der Investition eingegangen werden.
Der zahlenmäßige Nachweis stellt eine chronologische Auflistung der Einnahmen und Ausgaben des Zuwendungsempfängers im Zusammenhang mit dem geförderten Projekt dar. Empfehlenswert wären Angaben zum Tag der Zahlung, dem Namen des Einzahlers bzw. Empfängers, dem Zahlungsgegenstand, der Belegnummer und dem Betrag der jeweiligen Zahlung.
Die Vordrucke für den Verwendungsnachweis mit Anlagen finden Sie im Downloadbereich.
